Utilizzo di strumenti Internet e Intranet: l’esperienza di un Dipartimento Universitario

Articolo pubblicato nell’ottobre 1997 in occasione del Congresso AICA

Franco Folini e Franco Moroni

Dipartimento di Ingegneria Industriale
Università degli Studi di Parma
Viale delle Scienze, 43100 Parma
Tel. 0521-90.5899, Fax. 0521-90.5705
email: [folini,moroni]@ied.eng.unipr.it

Sommario

La recente rapida diffusione di Internet ha innescato una fase di radicali mutamenti che vanno estendendosi rapidamente dai meccanismi e dalle modalità di comunicazioni arrivando a coinvolgere sempre più profondamente le strutture organizzative delle entità economiche e sociali connesse. Questi mutamenti, non sempre chiaramente percepibili a livello nazionale, riguardano indifferentemente tutte le entità produttive e sociali affacciate sulla rete, siano esse aziende, istituzioni, o strutture educative e di ricerca. Il Dipartimento di Ingegneria Industriale dell’Università degli Studi di Parma ha maturato una recente esperienza in questo contesto, sperimentando in modo estensivo al proprio interno un utilizzo avanzato delle tecnologie Internet. L’organizzazione non strettamente gerarchica del Dipartimento ha posto problemi peculiari che sono stati risolti con un progetto di graduale automazione in grado di rispondere sia alle sollecitazioni che ai condizionamenti interni. Le soluzioni adottate, la cui implementazione è in fase di completamento, sono state basate su strumenti ed organizzazioni di tipo Intranet per quanto concerne il flusso informativo interno della struttura, e su modalità e strumenti Internet per quanto riguarda le connessioni con il mondo esterno e con le altre strutture ed entità dell’Ateneo.

1. Introduzione

La rapidissima diffusione di Internet, che ha caratterizzato gli ultimi anni e che fonti autorevoli prevedono proseguirà coinvolgendo fasce sempre più ampie della popolazione, apre nuove e interessanti prospettive di utilizzo per la comunicazione in rete. La presenza di un numero sempre maggiore di persone, aziende ed enti connessi ad Internet rende fattibili ed economicamente vantaggiose numerose iniziative che, sebbene fossero praticabili dal punto di vista tecnologico già da alcuni anni, solamente ora assumono effettivo valore ed utilità. Ad esempio, il semplice utilizzo della posta elettronica assume oggi una generalità ben maggiore a quella che aveva pochi anni or sono, non tanto per i miglioramenti tecnologici ma piuttosto per il rilevante numero di persone che è oggi possibile raggiungere con questo mezzo.

Un fattore che ha contribuito in passato e tuttora contribuisce ad amplificare le potenzialità d’utilizzo della rete Internet è certamente la disponibilità di strumenti software a basso o bassissimo costo caratterizzati da una elevata facilità d’uso. L’esempio più evidente è costituito dai browser web che sono oggi disponibili pressoché gratuitamente e che, grazie anche alle spiccate doti di semplicità, tendono ad assumere il ruolo di interfaccia universale tra utente e computer rendendo sempre più sfumato il confine tra risorse locali e risorse della rete.

Anche in ambito universitario e in particolare nel contesto delle Facoltà Scientifiche, storicamente tra i primi contesti attivi nella promozione, diffusione e utilizzo della rete Internet, si aprono oggi nuove prospettive di impiego delle risorse di rete. L’uso estensivo di strumenti Internet da parte di strutture accademiche a supporto di attività didattiche e di ricerca diviene non solo proponibile con sempre maggiori probabilità di successo, ma anche concretamente attuabile ed economicamente sostenibile anche in situazioni con limitate risorse disponibili.

Il Dipartimento di Ingegneria Industriale dell’Università degli Studi di Parma ha maturata una serie di esperienze significative in questa direzione: sulla base di un progetto articolato è stata formulata ed è in via di completamento una pianificazione che prevede l’introduzione graduale di strumenti Internet, sino a raggiungere un uso estensivo, per l’automazione di attività burocratiche e per il supporto alle attività didattiche e di ricerca delle persone attive presso il Dipartimento stesso.

2. Il contesto e le esigenze

Il Dipartimento di Ingegneria Industriale dell’Università degli Studi di Parma è una struttura di istituzione relativamente recente che raggruppa oltre venti persone tra docenti e ricercatori e che può contare su cinque persone di ruolo tecnico ed amministrativo. Le attività del Dipartimento, tipicamente orientate alla ricerca ed alla didattica, prevedono uno stretto contatto con la realtà industriale locale, soprattutto in termini di servizi erogati, e con industrie ed enti di carattere nazionale ed internazionale principalmente per quanto concerne le collaborazioni di ricerca.

L’analisi condotta, in questo contesto, sulle principali modalità di comunicazione a carattere interno del Dipartimento ha portato all’individuazione delle seguenti esigenze:

Snellimento e automazione delle più frequenti pratiche burocratiche inerenti la gestione dei fondi, le spese correnti, le missioni, ecc.
Semplificazione dell’accesso alle informazioni finanziarie e burocratiche gestite dalla segreteria anche al di fuori degli orari d’ufficio, nel rispetto dei vincoli di sicurezza e riservatezza.
Velocizzazione delle comunicazioni interpersonali sia a carattere ufficiale che a carattere informale.
Predisposizione di strumenti per la condivisione e scambio di documenti tra docenti e segreteria per la gestione dei progetti di ricerca nazionali ed internazionali.
Creazione di spazi per la discussione delle principali tematiche relative alla gestione, organizzazione delle risorse e strutture del Dipartimento.

Queste esigenze possono essere considerate usualmente soddisfacibili con strumenti e tecniche di tipo Intranet, cioè con meccanismi di comunicazione riservati alle persone afferenti o direttamente legate al Dipartimento e, dunque, non fruibili da soggetti esterni.

Le principali esigenze di comunicazione del Dipartimento da e verso soggetti esterni, quali ad esempio gli studenti, le aziende e le altre istituzioni, sono:

Presentazione e pubblicizzazione delle attività di servizio e ricerca realizzate del Dipartimento, delle competenze e risorse presenti e dei servizi erogabili.
Accessibilità dei riferimenti delle persone e delle strutture afferenti al Dipartimento in termini di dislocazione all’interno degli edifici, indirizzi di posta elettronica e numeri telefonici.
Presentazione e supporto alle attività didattiche svolte dal Dipartimento in prima persona o dalle persone ad esso afferenti.
Pubblicazione e diffusione di documentazione prodotta internamente al Dipartimento come ad esempio rapporti tecnici, tesi o altre pubblicazioni.

Questo ultimo gruppo di esigenze è invece tipicamente soddisfacibile con soluzioni e tecniche del mondo Internet e riguarda principalmente la possibilità di stabilire contatti tra persone e strutture del Dipartimento e persone, aziende o strutture ad esso esterne.

La home page del Dipartimento di Ingegneria Industriale dell’Università di Parma.

Figura 1. La pagina web iniziale del Dipartimento di Ingegneria Industriale.

In una struttura caratterizzata da persone fortemente eterogenee in termini di competenze, ruolo professionale, dotazione e capacità di utilizzo di strumenti informatici, l’introduzione di strumenti basati su elaboratore richiede una attenta pianificazione ed un percorso implementativo molto graduale. In particolare l’automazione di alcune attività non può essere completata con successo se non sviluppando una piena e sincera collaborazione di tutte le persone coinvolte. Per talune attività il processo di automazione porta ad effettivi e sostanziali vantaggi solo se è realizzata in modo completo e condivisa da tutti gli utenti. Ad esempio, l’uso della posta elettronica nella diffusione delle circolari e delle convocazioni del Consiglio di Dipartimento o della Giunta di Dipartimento può sostituire efficacemente la fotocopiatura e distribuzione manuale del documento cartaceo solo se tutte le persone del Dipartimento hanno accesso alla posta elettronica e la consultano quotidianamente.

Tra i numerosi ostacoli che si frappongono alla completa automazione di alcune procedure, i principali impedimenti provengono dai regolamenti di Ateneo e di Dipartimento che impongono l’uso di documenti cartacei e che non prevedono l’impiego di formati elettronici equivalenti. Ad esempio la richiesta di autorizzazione per le missioni deve essere presentata compilando un opportuno modulo cartaceo che deve quindi essere firmato e conservato nella documentazione in archivio. In questo caso il processo di automazione deve prevedere una certa gradualità con passaggi intermedi che consentano agli utenti di trarre comunque un vantaggio dall’uso di strumenti software e che li abituino gradualmente all’uso di questi, in attesa di una revisione e modernizzazione dei regolamenti che equipari i documenti in forma digitale a quelli su carta.

3. La realizzazione dei servizi Internet e Intranet

Al fine di rendere graduale il processo di automazione basato su tecnologie Internet, in accordo con il Direttore del Dipartimento si è proceduto ad una pianificazione preliminare delle attività. In particolare si è adottata la strategia di affiancare comunque, ove possibile, procedure automatizzate alle tradizionali procedure basate su carta o su procedure tradizionali, lasciando che la semplicità e l’immediatezza degli strumenti informatici inducesse la maggior parte delle persone ad abbandonare le procedure più tradizionali in favore delle nuove modalità. Solo dopo avere ottenuto un consenso generale nell’uso delle nuove tecnologie e procedure su queste basate, si sarebbe potuto procedere con successo all’ampliamento delle iniziative in atto e, ove possibile, alla modifica dei regolamenti e delle norme interne. Si sono pertanto individuate tre fasi operative principali.

Fase A: predisposizione della rete in ogni ufficio.

La prima operazione ritenuta basilare per il successo dell’iniziativa è stata la predisposizione delle necessarie infrastrutture hardware e software. Innanzitutto è stato necessario dotarsi di un personal computer di media potenza da utilizzare con funzionalità di server per i numerosi servizi in progetto. Il server è stato connesso in rete Internet e registrato con il nome:

ied.eng.unipr.it

Si è inoltre deciso di verificare che ciascuna persona del Dipartimento avesse accesso direttamente o attraverso una persona fidata e competente ad un elaboratore connesso in rete. Fortunatamente il Dipartimento di Ingegneria Industriale è posizionato in un gruppo di palazzine di recente costruzione in cui è presente una connessione di rete in ciascun ufficio. Anche la dotazione di elaboratori, sia personal computer che workstation, è piuttosto ricca e questo ha ulteriormente facilitato le operazioni di connessione. Completata la verifica delle connessioni fisiche alla rete si è attivato un server di posta elettronica predisponendo un indirizzo per ciascuna persona del Dipartimento. Per uniformità ciascuna persona del Dipartimento ha a disposizione due indirizzi equivalenti e operanti sulla medesima casella postale, nella forma:

<cognome>@ied.eng.unipr.it
<nome>.<cognome>@ied.eng.unipr.it

Quindi, con la collaborazione di tutti i ricercatori presenti in Dipartimento, si è attivata una procedura di riorganizzazione delle configurazioni di rete di tutti gli elaboratori presenti in Dipartimento e si è proceduto alla verifica ed attivazione di opportuni lettori di posta (mail reader). Per coloro che già disponevano di un indirizzo di posta elettronica e che preferivano non modificarlo si è proceduto con semplici ridirezioni dal server di posta dipartimentale all’indirizzo scelto.

Terminata questa prima serie di iniziative legate alla posta elettronica si è proceduto all’attivazione di un server WWW minimale in cui fossero rapidamente reperibili, oltre ad un insieme informazioni a carattere generale sul Dipartimento, gli indirizzi di e-mail di tutte le persone del dipartimento, unitamente ai rispettivi numeri telefonici e alla posizione del corrispondente ufficio o laboratorio di attività. Anche per il servizio WWW si è utilizzato l’elaboratore server impiegato per il servizio di posta elettronica; pertanto il servizio WWW risponde al medesimo indirizzo logico del server per la posta elettronica:

http://ied.eng.unipr.it

In questa fase si sono limitate le attività implementative ad un insieme essenziale di pagine base al fine di verificare su una struttura iniziale piuttosto snella eventuali problemi ed effettuare con facilità le necessarie messe a punto.

Questa fase ha indotto reazioni molto blande negli utenti, ottenendo come principale risultato quello di riorganizzare e coordinare quegli utenti che già utilizzavano questo tipo di strumenti dotandoli, ad esempio, di indirizzi di posta elettronica omogenei. Poco è stato il successo in quelle persone nuove a queste tecnologie che non hanno trovato sufficienti stimoli per avvalersi dei primi servizi realizzati.

Fase B: implementazione di servizi innovativi.

In questa fase si è scelto di cominciare ad offrire alcune funzionalità innovative possibili solo mediante l’uso dei tipici strumenti software di Internet/Intranet. Come prima operazione il sistema gestionale presente in dipartimento è stato trasferito da un elaboratore ormai obsoleto sul nuovo server dipartimentale. Disponendo dei dati gestionali e del server WWW su un unico computer è stato possibile realizzare, con gli strumenti software disponibili, una prima connessione tra i due sistemi software. Con una prima operazione di reverse engineering si è dedotta la struttura dei file dati del sistema gestionale, originariamente memorizzati in formato DB3. La conoscenza del tracciato record ha reso possibile l’estrazione ed il calcolo di principali valori relativi ai fondi per la ricerca presenti nel Dipartimento. Utilizzando una connessione ODBC è stato quindi possibile offrire nell’ambito del server WWW del dipartimento una serie di pagine in cui, in tempo reale, ciascun docente potesse verificare lo stato dei propri fondi, conoscendo nel dettaglio l’ammontare complessivo, la quota ancora disponibile e le date di scadenza. Su queste pagine sono stati inoltre posti dei vincoli di accesso proteggendole con una password. Per semplificare la fase implementativa e la manutenzione del sito si è deciso di utilizzare, non senza qualche disaccordo, un’unica password per tutto il Dipartimento. Questa operazione ha pertanto reso disponibile un nuovo servizio che ha riscosso un immediato successo contribuendo alla diffusione dell’uso dei browser web anche presso i docenti meno dinamici.

Nel frattempo, visto il crescente interesse all’interno della struttura per l’impiego degli strumenti di posta elettronica, si è deciso di attivare un livello di funzionalità maggiore realizzando una serie di mail group in modo da semplificare e velocizzare l’invio di messaggi a gruppi di utenti. In particolare sono stati creati nuovi indirizzi di posta, sostanzialmente degli alias, mediante cui, specificando un unico destinatario, è possibile raggiungere un gruppo o una categoria di persone. In particolare, sono stati attivati gruppi di mail corrispondenti ai seguenti gruppi interni al Dipartimento: (1) ricercatori, (2) borsisti, (3) docenti, (4) membri del Consiglio di Dipartimento, (5) membri della Giunta di Dipartimento, (6) personale non docente ed infine (7) l’intero insieme delle persone afferenti al Dipartimento. In questo modo chiunque all’interno del Dipartimento può inviare un messaggio ad esempio a tutti i membri della giunta senza dovere conoscere o ricordare necessariamente l’esatta composizione di questo organo di governo. I corrispondenti indirizzi di posta elettronica sono:

(1) ricercatori@ied.eng.unipr.it
(2) borsisti@ied.eng.unipr.it
(3) docenti@ied.eng.unipr.it
(4) consiglio@ied.eng.unipr.it
(5) giunta@ied.eng.unipr.it
(6) segreteria@ied.eng.unipr.it
(7) all@ied.eng.unipr.it

Vista la crescente quantità di informazioni presenti sulle pagine WWW dipartimentali si è quindi optato per agganciare, anche in questo caso utilizzando ODBC, le pagine del dipartimento ad un database ove memorizzare in modo strutturato e facilmente modificabile queste informazioni. La scelta di utilizzare un database, dopo un periodo iniziale di messa a punto delle procedure di connessione e di realizzazione delle pagine HTML, si è rivelata estremamente vantaggiosa ed ha consentito di garantire la consistenza e congruenza delle informazioni presenti nelle varie pagine del sito Web, con costi e tempi di manutenzione accettabili.

Questa fase, interamente completata, ha avviato con successo un processo di penetrazione delle tecnologie Internet e Intranet riuscendo a coinvolgere un numero molto ampio di persone e dunque ponendo le basi per il passaggio ad un livello ancora maggiore di automazione.

Fase C: ulteriore automazione e coinvolgimento.

In questa fase si è iniziato ad affrontare il problema dello snellimento e informatizzazione delle procedure ufficiali interne al Dipartimento. Al fine di evitare inutili conflitti con i regolamenti del Dipartimento e dell’Ateneo si è deciso di fornire strumenti per l’automazione di semplici operazioni come, ad esempio, la compilazione della modulistica, senza intervenire sull’intero processo.

Dopo una breve riunione con i responsabili amministrativi della segreteria del Dipartimento si sono implementati alcuni moduli di uso corrente con l’obiettivo di snellire le tradizionali operazioni di compilazione manuale e di evitare gli errori maggiormente ricorrenti. Pertanto, grazie ad una opportuna integrazione con i dati del sistema gestionale e con i dati del database dipartimentale presenti sull’elaboratore server, si sono create alcune pagine in cui, selezionando alcune voci in opportuni menù, è possibile produrre rapidamente alcuni tra i moduli di uso più frequente. I menù di ciascun modulo vengono generati run-time sulla base di una interrogazione ai database. Questo semplice ma efficace meccanismo consente, ad esempio, a tutto il personale docente di produrre una richiesta di rimborso indicando l’esatta denominazione del fondo su cui le spese dovranno gravare con la certezza che non vengano indicati fondi esauriti o che l’indicazione sia ambigua o non corretta. I moduli ad oggi automatizzati sono quelli relativi ai rimborsi di piccole spese (spese di piccola entità per cui non è necessaria un’offerta preventiva e un corrispondente ordine), i moduli di giustificazione utilizzati per assenze nei consigli di Dipartimento, Facoltà, Corso di Laurea, Corso di Diploma, ecc.

Sempre con l’obiettivo di stimolare un graduale avvicinamento agli strumenti Internet e Intranet si è inoltre deciso di rendere disponibili in rete i verbali delle riunioni del Consiglio di Dipartimento e della Giunta. Questa operazione, ancora in fase sperimentale ha richiesto un diretto coinvolgimento delle persone della segreteria, usualmente addette alla redazione ed archiviazione di questi documenti. L’operazione è stata realizzata predisponendo una modulo elettronico in cui per ciascun verbale l’operatore può inserire i dati principali, quali il tipo di riunione, la data, i partecipanti, una serie di parole chiave relative agli argomenti trattati ed infine il testo corrispondente al verbale vero e proprio.

Accanto a queste iniziative, volte primariamente a supportare le procedure ufficiali di gestione del Dipartimento, si è inoltre pianificata l’implementazione di un server di News, non connesso alle Internet News standard, ma predisposto per la gestione di gruppi di discussione locali. Questo nuovo servizio offre un luogo virtuale di discussione in cui le persone afferenti al Dipartimento di Ingegneria Industriale possono dibattere liberamente su problemi inerenti il Dipartimento stesso, la ricerca e la didattica. Quando questo servizio verrà completato, sarà possibile avere anche gruppi di discussione aperti all’esterno in grado di ospitare discussioni legate ad esempio ad aspetti didattici e dunque in grado di coinvolgere soprattutto gli studenti.

Questa terza fase non si è ancora completamente conclusa. Ad oggi i risultati conseguiti suggeriscono un proseguimento delle attività implementative al fine di completare le operazioni di automazione, in attesa che l’aggiornamento di alcune norme renda ancor più efficaci i servizi offerti consentendo, ad esempio, di sostituire la stampa dei moduli con il loro invio per posta elettronica.

4. Caratteristiche Implementative

La creazione dei servizi di Internet e Intranet presso il Dipartimento ha avuto inizio a metà del 1996, quando ancora molti degli strumenti software oggi disponibili erano in fase di sviluppo e dunque non ancora disponibili. Per motivi organizzativi e di compatibilità la scelta del sistema operativo per l’elaboratore finalizzato ad attività di server è caduta su Windows NT Workstation. La prima implementazione del server WWW è stata realizzata utilizzando il software FastTrack della Netscape, una scelta vantaggiosa anche in termini economici grazie alla disponibilità totalmente gratuita di questo software per le istituzioni non-profit quale ad esempio il Dipartimento. Anche per quanto riguarda il servizio di posta elettronica si è utilizzato un server della Netscape che oltre ad essere gratuito, come FastTrack, offre il vantaggio di poter essere gestito anche in remoto con un qualsiasi browser web.

Attualmente, per quanto riguarda il server WWW, visto il numero contenuto di accessi, si sta operando una transizione verso il server Microsoft Peer Web Server, con una possibile evoluzione futura verso Microsoft Internet Information Server. Questa scelta consentirà di alleggerire il carico del server con un software più snello, sebbene meno ricco di funzionalità, e comunque meglio integrato nell’ambiente Windows.

La connessione con il software gestionale è stata realizzata inizialmente con l’uso di una canale ODBC e predisponendo alcune pagine con Netscape LiveWire, la versione server-side di JavaScript. Alcuni problemi ricorrenti di questa prima implementazione hanno poi suggerito una evoluzione verso dei semplici programmi in Visual Basic basati sullo standard win-cgi. L’abbandono del server Netscape a favore di quello Microsoft ha ora suggerito la conversione di tutte le pagine basate sulla connessione con il database verso il formato ASP (Active Server Page), basate sul linguaggio server-side Visual Basic Script.

Per quanto concerne l’adozione di un server di News, i vincoli economici e di compatibilità non hanno ad oggi consentito di individuare uno strumento totalmente soddisfacente. L’implementazione sperimentale di uno strumento simile alle News, basato su pagine HTML e script in linguaggio Perl, e organizzato per temi ha rivelato una serie di limiti e difficoltà che ne hanno consigliato l’abbandono. Pertanto questo servizio verrà reso disponibile in una fase successiva, quando verrà individuato un idoneo strumento software.

5. CONCLUSIONI

L’introduzione di strumenti Internet ed Intranet presso un Dipartimento universitario presenta difficoltà organizzative peculiari. Il Dipartimento di Ingegneria Industriale, come tutti gli altri Dipartimenti delle Università italiane, è una struttura di tipo collegiale ove nessuna automazione può essere imposta dall’alto; in questo contesto è necessario coinvolgere individualmente tutte le persone afferenti in modo da ottenerne l’appoggio e la collaborazione. Solo in questo modo è possibile raggiungere quel livello di soglia nell’utilizzo delle procedure automatizzate che rende automaticamente obsolete le procedure tradizionali a favore delle nuove tecnologie.

Nell’ambito del progetto descritto, molte sono le attività intraprese e completate in questa direzione e molte quelle ancora da portare a compimento. Tra i principali obiettivi da raggiungere nel breve/medio termine il completamento del processo di automazione delle procedure burocratiche e della corrispondente modulistica con la risoluzione dei problemi normativi locali, tra cui quelli dei documenti firmati che continuano ad essere richiesti dai regolamenti anche per piccole e insignificanti operazioni. L’abbandono della carta come principale mezzo per lo scambio e il trasporto di informazioni rimane tra gli obiettivi principali che potrà essere raggiunto solo se si riuscirà nel coinvolgimento globale dell’intera struttura dipartimentale.